Um den Planungsprozess zu vereinfachen, unterteilt man im Instandhaltungsmanagement die Planung im Allgemeinen in drei Ebenen: die strategische, die taktische und die operative Ebene. Die strategische Planungsebene umfasst den längsten Zeithorizont. Hier werden grundsätzliche Strategien für die Instandhaltung, Grenzwerte sowie verwendete Technologien festgelegt. Die zweite Ebene, die der taktischen Planung, beinhaltet eine mittelfristige Planung, welche komplexe notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen mit langen Vorlaufzeiten berücksichtigt. Die detaillierteste Planung mit dem kürzesten Zeithorizont erfolgt auf der untersten operativen Planungsebene. Hier werden detaillierte Einsatzplanung unter Berücksichtigung von Kapazitätsschranken erstellt, die einen reibungslosen Ablauf aller Maßnahmen gewährleistet. Zusätzlich ist es notwendig, während der Ausführung der Pläne dynamisch auf unerwartete und unvorhergesehene Ausfälle oder Änderungen reagieren zu können.
Die drei Planungsebenen sind eng miteinander verknüpft. Zum Beispiel bilden die Strategien der strategischen Planung den Rahmen der taktischen Planung und die langfristige Zeitplanung der taktischen Ebene ist die Grundlage für die operative Planung. Andersrum liefert die Umsetzung der Pläne neue Informationen für die oberen beiden Planungsebenen, die in Zukunft berücksichtigt werden sollten.