Um den Planungsprozess zu vereinfachen, unterteilt man im Instandhaltungsmanagement die Planung meist in drei Ebenen. Die erste Ebene ist die der strategischen Planung. Hier werden grundsätzliche Strategien für die Instandhaltung sowie die Technologien für Erneuerungen festgelegt. Die zweite Ebene ist die der taktischen Planung, wo mittelfristig eine grobe Planung der notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen vorgenommen wird. Die letzte Ebene ist die der operativen Planung. Dort werden detaillierte Pläne entwickelt, die die reibungslose Ausführung aller Maßnahmen gewährleisten. Zusätzlich ist es allerdings notwendig, während der Ausführung der Pläne dynamisch auf unerwartete und unvorhergesehene Ausfälle oder Änderungen reagieren zu können.
Die drei Planungsebenen sind eng miteinander verknüpft. Zum einen liefert die strategische Planung die Strategien, die den Rahmen der taktischen Planung bilden, und die grobe Zeitplanung der taktischen Ebene ist die Grundlage für die operative Planung. Zum anderen liefert die Umsetzung der Pläne neue Informationen für die ersten beiden Planungsebenen, die in Zukunft berücksichtigt werden sollten.